Bao CRMCRM Notion : le guide complet pour indépendants
Un CRM Notion est un système de suivi des prospects et des ventes construit sur Notion. Pour créer le vôtre, il faut une base Prospects, quelques propriétés utiles et deux vues : un pipeline et une liste de relances. Le forfait gratuit de Notion suffit pour un usage individuel.
Qu’est-ce qu’un CRM Notion ?
Un CRM sert à suivre vos prospects, vos échanges et vos ventes. Un CRM Notion fait ce travail dans vos bases Notion, à côté de vos notes et de vos projets. Il prend trois formes :
- Une base faite maison. Vous la construisez vous-même, en suivant les étapes de ce guide.
- Un modèle à importer ou à dupliquer. La structure est prête. Notre modèle CRM Notion gratuit en est un exemple en français.
- Une application connectée. Elle écrit dans des bases Notion et ajoute ce que Notion n’a pas, comme des devis en PDF. Bao CRM fonctionne ainsi, et notre comparatif le situe face aux autres options.
Peut-on utiliser Notion comme CRM ?
Oui. Notion n’est pas un CRM à l’origine, mais ses bases de données suffisent à suivre des contacts et un pipeline. C’est un bon choix quand vous travaillez seul, avec un volume raisonnable de prospects, et que vous êtes déjà dans Notion chaque jour.
C’est moins adapté à une équipe commerciale, ou si vous attendez un suivi automatique des e-mails. Les limites sont détaillées plus bas.
Une base ou plusieurs ?
Beaucoup de guides proposent cinq bases reliées : contacts, entreprises, opportunités, interactions et tâches. C’est solide pour une équipe. Quand vous êtes seul, chaque base de plus est une fiche à tenir à jour, et un CRM qu’on ne tient pas à jour ne sert plus à rien.
Notre conseil : commencez avec une seule base Prospects. Vous ajouterez une relation vers d’autres bases le jour où un besoin précis apparaît.
Créer un CRM sur Notion en 7 étapes
1. Créez la base Prospects
Créez une page, tapez /database, choisissez une base en pleine page et nommez-la Prospects. Pour aller plus vite, importez notre modèle CRM Notion gratuit : les étapes 1 et 2 sont alors presque faites.
2. Ajoutez les propriétés utiles
Gardez ce qui change votre prochaine décision. Ces colonnes sont celles que nous utilisons dans Bao CRM.
| Propriété | Type | À quoi elle sert |
|---|---|---|
| Entreprise | Titre | Le nom de la fiche |
| Contact | Texte | La personne à qui parler |
| E-mail, Téléphone | E-mail, Téléphone | Joindre le prospect en un clic |
| Ville, Secteur | Texte, Sélection | Filtrer vos prospects |
| Source | Sélection | Savoir d’où viennent vos affaires |
| Statut | Sélection | Nouveau, Contacté, Intéressé, Devis envoyé, Négociation, Gagné, Perdu |
| Montant | Nombre, en euros | Voir ce que vaut chaque étape |
| Dernier contact | Date | Repérer les dossiers qui dorment |
| Prochaine action | Texte | Écrire ce que vous ferez ensuite |
| Date de relance | Date | Alimenter la vue des relances |
3. Créez la vue Pipeline
Ajoutez une vue Tableau et groupez-la par Statut. Chaque prospect devient une carte que vous glissez d’une colonne à l’autre. Affichez Montant et Prochaine action sur les cartes pour décider sans ouvrir la fiche.
4. Créez la vue Relances
C’est la vue la plus utile du CRM. Ajoutez une vue Liste nommée Relances, puis deux filtres : Date de relance le jour même ou avant, et Statut différent de Gagné et de Perdu. Triez par date croissante : les relances les plus anciennes arrivent en haut.
5. Préparez une fiche type
Créez un modèle de page dans la base, avec trois titres : Contexte, Échanges, Prochaine étape. Chaque nouveau prospect démarre alors avec la même structure.
6. Notez chaque échange
Sous Échanges, ajoutez une ligne datée après chaque appel ou e-mail. Mettez à jour Dernier contact au même moment. Une base Interactions séparée ne se justifie que si vous voulez analyser vos échanges.
7. Installez une routine
Un CRM sur Notion ne vous relance pas tout seul. Ouvrez la vue Relances chaque matin et appliquez une règle simple : tout prospect actif doit avoir une prochaine action et une date. Après un échange, remplissez les deux avant de fermer la fiche. Pour les devis, reprenez nos modèles de mail de relance.
Peut-on automatiser les relances dans Notion ?
En partie, et surtout sur les forfaits payants. L’aide de Notion réserve l’essentiel des automatisations de base de données aux forfaits payants, dont le premier coûte 9,50 € par membre et par mois. Sur le forfait gratuit, comptez sur votre vue Relances et sur votre routine.
Les limites d’un CRM fait sur Notion
Notion stocke tout, et rien n’y vérifie votre travail à votre place. Avant de vous lancer, gardez en tête ces points :
- Les devis se font ailleurs. Notion ne produit pas de devis numéroté en PDF, et le calcul de la TVA ou d’un acompte reste à construire.
- Rien ne contrôle vos mentions légales. Un devis incomplet partira tel quel.
- La fiabilité dépend de vous. Un prospect sans date de relance disparaît de la vue, sans alerte.
- Les vues restent fragiles. Un filtre changé par erreur fausse votre liste du jour, sans rien vous signaler.
Si vous suivez quelques prospects et envoyez peu de devis, ce CRM suffit très bien : gardez-le. Si les devis deviennent réguliers, une application connectée vous évite ce travail. Notre comparatif détaille les options.
Questions fréquentes
Peut-on faire un CRM gratuit avec Notion ?
Oui. Le forfait gratuit de Notion n’a pas de limite de pages ni de blocs pour un usage individuel, ce qui suffit pour une base Prospects et ses vues. Une limite de blocs s’applique si plusieurs membres partagent l’espace.
Notion peut-il remplacer un CRM ?
Pour un indépendant qui suit quelques prospects, oui. Pour une équipe commerciale, le suivi des e-mails ou des relances automatiques, un CRM dédié reste plus adapté.
Faut-il plusieurs bases de données ?
Non pour démarrer. Une base Prospects bien remplie suffit à une personne seule. Ajoutez une base reliée seulement quand un besoin précis apparaît, par exemple plusieurs contacts dans une même entreprise.
Comment importer mes contacts dans Notion ?
Enregistrez vos contacts en CSV UTF-8, avec les en-têtes sur la première ligne. Dans Notion, ouvrez Paramètres, Import, CSV, puis associez chaque colonne à sa propriété. Le fichier est limité à 5 Mo sur le forfait gratuit.
Quelle différence entre un CRM Notion et Bao CRM ?
Un CRM Notion classique est un ensemble de bases et de vues que vous entretenez. Bao CRM est une application qui écrit dans ses propres bases Notion et ajoute des fonctions que Notion n’a pas, comme les devis en PDF et le contrôle des mentions.